Communicatierichtlijnen

In het voorjaar van 2011 is er de beleidsnotitie 'Communicatierichtlijnen VV Drachtster Boys' geschreven. Deze beleidsnotitie is door het Algemeen Bestuur van VV Drachtster Boys goedgekeurd op 15 maart 2011. Na deze goedkeuring is besloten om deze beleidsnotitie binnen de vereniging te introduceren.

 

Wat is eigenlijk communicatie?

Communicatie is het met elkaar in verbinding staan van mensen om te overleggen of berichten uit te wisselen. Bij communicatie zijn altijd tenminste twee partijen betrokken. Één in de rol van zender en één in de rol van ontvanger. Communicatie is een actief proces waarbij informatie wordt uitgewisseld tussen twee of meer partijen of personen, ongeacht de manier waarop dit gerealiseerd wordt. Communicatie is één van de belangrijkste instrumenten om de doelstellingen van een organisatie te verwezenlijken.

Een goede communicatie bevordert de rust en stabiliteit in een organisatie. Rust en stabiliteit is een voorwaarde voor het goede functioneren van een organisatie. Een slechte communicatie zal altijd leiden tot onrust en instabiliteit in een organisatie. Een slechte communicatie zal dus niet bijdragen tot het behalen van de doelstellingen.
Als we hierbij spreken over een organisatie kunnen we dus ook spreken over VV Drachtster Boys als organisatie. VV Drachtster Boys is dus gebaat bij een goede communicatie. Een goede communicatie geeft rust en duidelijkheid in de vereniging. Rust en duidelijkheid leiden tot een beter functionerende vereniging.

 

Hoe is de communicatie binnen de vereniging geregeld?

Binnen VV Drachtster Boys hebben we te maken met:

- Externe communicatie; en

- interne communicatie.

 

Externe Communicatie

De externe communicatie bij VV Drachtster Boys kunnen we verdelen in:
- Communicatie met de media (radio/TV); en
- communicatie met overige externe organisaties en instellingen.

 

Communicatie met de media
Communicatie vanuit de vereniging met de media geschiedt uitsluitend door de voorzitter van het Algemeen Bestuur of een ander door het Algemeen Bestuur aangewezen persoon. Mocht een vrijwilliger/functionaris van VV Drachtster Boys toch benaderd worden door de media, dient deze functionaris zich van te voren altijd in verbinding dienen te stellen met de voorzitter van het Algemeen Bestuur.

Communicatie met overige externe organisaties en instellingen
Communicatie vanuit de vereniging met externe organisaties en instellingen geschiedt door de secretaris van het Algemeen Bestuur of een ander door het Algemeen Bestuur daarvoor aangewezen persoon. Dit geldt dus ook voor de communicatie, zowel schriftelijk als mondeling met de KNVB en de gemeente Smallingerland. Dit betekent dus dat niet elk lid of elke vrijwilliger/functionaris op eigen initiatief namens de vereniging mag gaan communiceren met bijvoorbeeld de KNVB. Het mag duidelijk zijn dat wanneer elk lid, elke vrijwilliger, elke functionaris op eigen initiatief gaat communiceren met bijvoorbeeld de KNVB, dit geen goede indruk geeft omtrent de organisatie binnen VV Drachtster Boys.
In de praktijk betekent dit dat alleen de secretaris van het Algemeen Bestuur, de wedstrijdsecretarissen en de secretaris Hoofdcommissie Organisatorische Zaken (HOZ) namens de vereniging communiceren met de KNVB en de gemeente Smallingerland. Verder zijn enkele functionarissen namens de vereniging aangewezen om met de KNVB te communiceren omtrent specifieke onderwerpen zoals arbitrage en opleidingen.

 

Interne communicatie

Bij de interne communicatie binnen VV Drachtster Boys moeten we onderscheid maken in 'verticale' communicatie en 'horizontale' communicatie. We behandelen eerste de verticale communicatie.

 

Verticale communicatie
Verticale communicatie kunnen we onderscheiden in communicatie 'van bovenaf' en communicatie 'van onderop'. Met de communicatie van bovenaf (top down) willen we leden, functionarissen, commissies maar ook derden informeren over zaken die het 'reilen en zeilen' van de vereniging betreffen. Denk hierbij aan: reglementen KNVB/overige externe regelgeving/bestuursbesluiten/interne regelgeving/wedstrijdprogramma’s e.d.

 

De volgende communicatiemiddelen kunnen hiervoor worden gebruikt:
- De officiële website (www.drachtsterboys.nl);
- Teletekstpagina 611 van Omrop Fryslân;
- het mededelingbord in de hal van het clubhuis;
- de interne informatiegids; en
- de vraagbaak

 

De secretaris van het Algemeen Bestuur is eindverantwoordelijk voor deze communicatiemiddelen. Heeft iemand dus informatie wat volgens hem/haar binnen de vereniging verspreidt dient te worden via de zonet genoemde communicatiemiddelen, dan kan deze persoon dit doorgeven aan de secretaris van het Algemeen Bestuur.

 

De communicatie van onderop (bottom up) dient altijd te lopen via de lijn:

Lid/vrijwilliger  >  coördinator  >  (hoofd)commissie  >  Algemeen Bestuur

 

Indien deze communicatielijn aangehouden wordt, wordt voorkomen dat het Algemeen Bestuur onnodig benaderd wordt voor allerhande zaken.

Een lid/vrijwilliger overlegt in eerste instantie met zijn/haar coördinator. De coördinator kan de informatie bespreken in zijn/haar (hoofd)commissie. De voorzitter van de (hoofd)commissie kan de informatie vervolgens bespreken in het Algemeen Bestuur. Op deze wijze wordt de bottom up communicatie richting het Algemeen Bestuur 'gefilterd'.


Hiertegenover staat echter ook dat vanuit het Algemeen Bestuur vragen etc. van leden/vrijwilligers of coördinatoren terugverwezen moeten worden naar respectievelijk de coördinator of de (hoofd)commissie.

 

Horizontale communicatie

De horizontale interne communicatie bestaat uit contact tussen de leden, functionarissen en commissies onderling. De interne communicatie is verreweg het moeilijkst omdat deze communicatie door VV Drachtster Boys als organisatie moeilijk beheersbaar is. Het gevaar bestaat namelijk dat deze communicatie (meestal in de vorm van e-mail) zich niet alleen beperkt tot leden, functionarissen en commissies onderling, maar dat (vaak onbedoeld) ook derden, welke slecht zijdelings met het onderwerp te maken hebben, deelgenoot worden van deze communicatie. Het gevolg kan zijn dat ook deze derden zich dan gaan mengen in de interne communicatie met alle gevolgen van dien. Dus zal de ‘horizontale communicatie’ aan een aantal regels moeten voldoen, wil deze communicatie beheersbaar blijven. Daarom willen we proberen een aantal regels vast te stellen voor de interne ‘horizontale communicatie’ tussen leden, functionarissen en commissies onderling.

 

Het uitgangspunt hierbij moet zijn: met elkaar in verbinding staan om te overleggen ofberichten uit te wisselen maar niet iedereen deelgenoot maken c.q. rondbazuinen richting derden. Dit betekent onder andere:

- Geen discussies via e-mail verkeer voeren. Discussies dienen gevoerd te worden in een mondeling gesprek.
- Bij beantwoorden van een e-mail niet iedereen deelgenoot maken. Dus het 'Allen Beantwoorden' zoveel mogelijk voorkomen.
- Een functionaris die als 'CC' in een e-mail staat vermeld, moet in principe niet reageren op de inhoud van deze e-mail. Indien dit toch beslist noodzakelijk is, dan alleen beantwoorden aan de afzender.
- Bij vragen/verzoeken via e-mail, deze in eerste instantie stellen aan de betreffende commissie/verantwoordelijke zonder anderen hierin deelgenoot te maken.
- Wanneer een lid/functionaris om wat voor reden dan ook een vraag/verzoek via e-mail wenst te stellen aan een lid van het Algemeen Bestuur, dan dient dit ook te geschieden zonder anderen deelgenoot te maken.

 

Communicatiemiddelen welke we bij ‘horizontale’ interne communicatie gebruiken, zijn de volgende:

- Mondeling gesprek;
- e-mail;
- telefoon;
- sms;
- website; en
- Teletekstpagina 611.

 

Deze communicatiemiddelen dienen functioneel te worden gebruikt. Een aantal willekeurige voorbeelden:

- Het aanvragen van trainingspakken dient niet via een sms te geschieden.

- Mededelingen via de website of TT611 dienen een algemeen karakter te hebben en niet specifiek gericht te zijn aan een separate vrijwilliger.

- (Eventuele) discussies dienen alleen gevoerd te worden in een mondeling gesprek.

- E-mail verkeer moet primair worden gebruikt om vragen te stellen en/of informatie uit te wisselen.

webshop-drachtsterboys

Twitter

Onze sponsors